Peranan Staff Dalam Organisasi

PERANAN STAFF DALAM ORGANISASI

ORGANISASI

Dalam menjelaskan fungsi organisasi ini dapat dikemukakan seperti: Pengertian pengorganisasian, pentingnya organisasi, macam-macam organisasi dan lain-lain.  Pengertian pengorganisasian menurut  Siagian (dalam Sudjana, 1992: 78)) adalah “keseluruhan proses penge-lompokkan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”. Pengertian ini mengandung makna bahwa pengorgasasian meliputi proses pembentukan organisasi secara keseluruhan dan pengorganisasian bagian-bagian.

Pentingnya pengorganisasian dalam suatu organisasi dapat digambarkan sebagai berikut:

-   Organisasi tanpa tujuan tidak ada artinya dan hanya merupakan penghamburan uang saja

-   Organisasi didirikan untuk mencapai hasil-hasil tertentu

-   Dasar-dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah ditetapkan. Maksud dan tujuan organisasi harus ditinjau oleh kekuasaan yang lebih tinggi.

-   Tujuan organisasi dimengerti dan diterima oleh para bawahan dan dicamkan sedalam-dalamnya di dalam jiwa mereka.

STAFF

Dalam organisasi pimpinanlah yang bertanggungjawab akan pelaksanaan tugas-tugas organisasi, tapi tidak berarti ia harus mengambil alih semua tugas tersebut. Dalam pelaksanaan tugas pimpinan dapat menunjuk staf (orang lain) untuk menger|akannya dengan pemberian wewenang dan pembahagian tanggung jawab. Pada waktu-waktu tertentu pimpinan juga boleh membentuk panitia yang berfungsi sebagai staf atau sejumlah orang yang diangkat dan dipilih guna mempertimbangkan persoalan yang diajukan kepadanya.

          Sesuai dengan pengertian staf yaitu orang yang diangkat/ditunjuk sesuai dengan keahliannya untuk melaksanakan suatu tugas yang di-bebankan kepadanya. Maka berdasarkan hal tersebut di atas dapat dinyatakan bahwa tugas staf adalah: memberikan layanan dan nasehat kepada manager/pimpinan sesuai dengan keahlian yang dimilikinya.

Karena staf berfungsi memberikan layanan dan nasehat kepada pimpinan, maka ia harus memiliki kwalifikasi-kwalifikasi tertentu. Beishline.Ph.D (1957: 232) menjelaskan 6 pokok kwalifikasi seorang staf sebagai berikut:

1.   Memiliki pengetahuan yang luas tentang orgasisasi

2.   Mempunyai sifat-sifat kepribadian seperti kesetiaan, tenaga yang besar, kesehatan, inisiatif, pertimbangan yang baik dan pandai bergaul

3.   Mempunyai semangat kerja sama dan ramah tamah

4.   Kestabilan emosi dan tingkah laku yang sopan

5.   Kesederhanaan

6.   Kemauan baik dan optimistis

PERANAN STAFF DALAM ORGANISASI

Peranan staff dalam proses manajemen berarti tidak saja menbahas pentingnya kegiatan-kegiatan penunjang terlaksana dengan efisien dan ekonomis, akan tetapi juga membahas pentingnya paranan karyawan staff dalam membantu management members dalam mengambil keputusan.

Sering kurang disadari bahwa tugas utama dari seorang pemimpin adalah mengambil keputusan. Segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi sebaiknya adalah karena diputuskan demikian bukan karena secara kebetulan terjadi. Keputusan-koputusan yang diambil oleh berbagai eselon pemimpin dalam organisasi tentu mempunyai bobot yang berbeda-beda pula. Semakin tinggi kedudukan seseorang dalam organisasi maka semakin besar keputusan yang diambilnya meskipun sering bobot dari keputusan tersebut bersifat umum dan kualitatif.

Top management dalam organisasi mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang bersifat menyeluruh dalam arti bahwa keputusannya akan mempunyai implikasi yang luas terhadap seluruh organisasi. Lower management biasanya membuat keputusan-keputusan yang terbatas kepada unit organisasi yang dipimpinnya. Dan sifat keputusannya lebih mudah diterjemahkan kepada bentuk yang bersifat kuantitatif.
Setiap keputusan yang diambil baik di tingkat top, middle maupun lower manager seperti supervisor ada beberapa syarat yaitu sebagai berikut :

• Keputusan yang diambil harus mempermudah dan mempercepat pencapaian tujuan.
• Keputusan harus tepat dalam arti mampu memecahkan persoalan-persoalan yang dihadapi oleh organisasi.
• Keputusan harus praktis, dalam arti dapat dilakukan sesuai dangan kekuatan-kekuatan yang dimiliki organisasi.
• Keputusan yang diambil harus rasional dalam pengertian dapat diterima oleh akal sehat dari para pelaksana.

Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa keputusan yang diambil belum tentu menyenangkan semua orang yang ikut serta dalam organisasi. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Dapat dikatakan bahwa keputusan yang menyenangkan samua pihak belum tentu mempercepat proses pencapaian tujuan yang telah ditatapkan.
Tugas-tugas yang dapat diberikan kapada karyawan staff antara lain adalah sebagai berikut :

• Mengumpulkan data (fakta)
• Menginterpretasikan data (fakta)
• Mengusulkan alternatif tindakan
• Mendiskusikan rencana-rencana yang sedang dipikirkan dengan berbagai hak dan memperoleh kesepakatan mereka atau memperoleh alasan mengapa rencana tersebut ditolak.
• Mempersiapkan instruksi-instruksi tertulis dan dokumon-dokumen lainnya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang merupakan realisasi dari rencana yang telah ditetapkan.
• Mengamati kegiatan-kegiatan operasional dan kondisi-kondisi yang dihadapi untuk rnengadakan apakah instruksi-instruksi telah dijalankan dengan baik dan apakah instruksi tersebut menghambat atau mempelancar proses pencapaian tujuan.
• Mengusahakan pertukaran informasi antara para petugas-petugas oporasional mongenai pelaksanaan untuk meningkatkan kegiatan-kegiatan koordinasi.
• Meberikan infrmasi dan nasihat kepada petugas-petugas oporasional mengenai pelaksanaan tugas “tugas yang telah didelegasikan kepada mereka.

Dari peranan staff sebagaimana telah dikemukakan dapat diketahui bahwa staff adalah hal yang diinginkan apabila :

• Keterbatasan kemampuan pimpinan untuk melaksanakan tugas-tugas secara baik. Keterbatasan ini melingkupi ketarbatasan waktu, energi, pengetahuan, perhatian, pandangan dan sebagainya.
• Tugas-tugas yang harus dijalankan belum dapat didelagasikan kepada bawahan, dapat disebabkan: (1) bawahan belum mempunyai kemampuan (2) secara efektif dan efisien lebih tepat wewenang tersebut diberikan kepada spesialist.

Jadi kesimpulan nya Peningkatan tugas pimpinan dapat dilakukan dengan cara pendelegasian wewenang yang lebih luas pada para bawahan, pembentukan pokja / tim khusus untuk menangani berbagai kegiatan atau masalah dalam organisasi, dan pendayagunaan staf yang ada dalam organisasi.
Dalam penerapan pendayagunaan staf perli diperhatikan pembagian kerja yang sesuai agar fungsi, wewenang, dan tanggung jawab staf menjadi jelas, baik pada staf lini, staf pribadi, staf khusus, maupun staf umum.
Disamping itu perlu pula merekrut staf yang memenuhi persyaratan sebagai staf yang baik, seperti: memahami visi dan misi organisasi, memiliki wawasan yang luas, berfikir sistemik, menguasai berbagai teknik pemecahan masalah, memiliki human skill yang baik, memiliki kemampuan teknis di bidangnya serta memiliki integritas dan etika kerja yang baik.
Fungsi utama telaahan staf adalah meringankan beban pekerjaan pimpinan terutama dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan dalam organisasi.

REFRENSI

http://id.shvoong.com/books/1899532-peranan-staf-dalam-pelaksanaan-tugas/#ixzz1nvxIeFK3

http://ilpi.multiply.com/journal/item/5?&show_interstitial=1&u=%2Fjournal%2Fitem

http://cokroaminoto.blogetery.com/2010/03/11/kepemimpinan-dalam-organisasi-6/

http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2009/12/organisasi-staf-lini-staf/

Sudjana, H.D. 1992. Pengantar Manajemen Pendidikan Luar Sekolah. Bandung: Nusantara Press.

Sutarto. 1991. Dasar-dasar Kepemimpinan Administrasi. Yogyakarta: Gajah Mada University Press.